El problema de contratar Event Planners: Descubra cómo evitar dolores de cabeza y maximizar el éxito de su evento
¿Está planeando organizar un evento especial y está considerando contratar Event Planners para ayudar con la logística y la coordinación? Si es así, es importante que comprenda los desafíos potenciales asociados con la contratación de profesionales en eventos. Contratar al Event Planner equivocado puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza y poner en riesgo el éxito de su evento. En este artículo, exploraremos el problema de contratar Event Planners y le proporcionaremos consejos prácticos para evitar estos dolores de cabeza y maximizar la eficacia de su evento.
El problema de contratar Event Planners
1. La falta de experiencia adecuada
Contratar Event Planners inexpertos puede ser uno de los mayores desafíos al planificar un evento. ¿Cómo puede asegurarse de que el Event Planner que está considerando tiene la experiencia necesaria para manejar su evento? Aquí es donde la investigación se vuelve crucial. Asegúrese de investigar el historial del Event Planner, revisar los eventos pasados que han organizado y leer testimonios de clientes anteriores. Esto le dará una idea clara de su experiencia y capacidad para cumplir con sus expectativas.
2. La falta de habilidades de comunicación
Una comunicación efectiva es clave para el éxito de cualquier evento. Sin embargo, contratar Event Planners con deficiencias en habilidades de comunicación puede resultar en malentendidos y falta de coordinación. ¿Cómo puede evitar este problema? Antes de contratar a un Event Planner, asegúrese de tener una conversación detallada con ellos. Pregúnteles sobre su enfoque de comunicación, cómo manejan los desafíos de la comunicación y cómo se aseguran de mantener a todos los involucrados informados durante todo el proceso.
Desde el servicio de Disc Jockey hasta las barra de tragos formarán un equipo junto al Planner, donde este último no tendrá el rol de jefe ni supervisor, por lo contrario, tendrá el complicado desafío de colaborar con cada proveedor para que brille en su máximo esplendor, facilitándoles toda la organización y apoyo que pueda y estos necesiten.
3. La reventa de servicios
En los últimos años existe una gran cantidad de de falsas «Planners» que organizan muy poco y venden demasiado. Básicamente son revendedoras comisionadas de servicios, es decir, van a hacer todo lo posible para que incorpores mas y mas proveedores a tu evento con tal de llevarse abultadas comisiones.
Al final tu evento parecerá un circo lleno de atracciones exageradas y la mezcla de todo te dará como resultado la mismísima nada.
Podrás identificar fácilmente a este perfil de Even Planner cuando, ella o el, te haga sentir que si no sumas tal o cual cosa a tu evento estas en falta… Abre bien tus ojos y no permitas esto, cámbiala al mas mínimo indicio, el éxito de tu fiesta esta en riesgo y tu bolsillo también.
4. La falta de conocimiento del mercado local
Si está organizando un evento en un lugar desconocido, es esencial contratar un Event Planner que tenga un buen conocimiento del mercado local. ¿Por qué es esto importante? Un Event Planner con experiencia local entenderá las regulaciones, los proveedores confiables y los lugares adecuados para su evento. Esto puede ahorrarle tiempo, dinero y esfuerzo en la planificación y ejecución del evento. Asegúrese de discutir con el Event Planner su conocimiento del mercado local y cómo pueden utilizarlo para su ventaja.
5. La falta de flexibilidad y adaptabilidad
Los eventos pueden ser impredecibles y pueden surgir cambios de último minuto. Por lo tanto, es fundamental contratar Event Planners que sean flexibles y puedan adaptarse rápidamente a los cambios en las circunstancias. ¿Cómo puede evaluar la flexibilidad de un Event Planner? Pregunte sobre situaciones pasadas en las que hayan tenido que enfrentar cambios de último minuto y cómo los han manejado. Esto le dará una idea de su capacidad para adaptarse a situaciones inesperadas y mantener el evento en marcha sin problemas.
6. La falta de un enfoque personalizado
Cada evento es único y requiere un enfoque personalizado para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. Contratar Event Planners que no ofrecen un enfoque personalizado puede llevar a resultados insatisfactorios. ¿Cómo puede asegurarse de que el Event Planner que está considerando esté dispuesto a adaptarse a sus requisitos específicos? Pregúnteles cómo personalizan sus servicios para satisfacer las necesidades individuales de sus clientes y cómo se aseguran de que su visión se refleje en el evento final.
Preguntas frecuentes sobre el problema de contratar Event Planners
Pregunta 1: ¿Cómo puedo asegurarme de que un Event Planner tenga la experiencia necesaria?
Respuesta: Investigue el historial del Event Planner, revise eventos pasados y testimonios de clientes anteriores para evaluar su experiencia y capacidad.
Pregunta 2: ¿Qué debo preguntar para evaluar las habilidades de comunicación de un Event Planner?
Respuesta: Pregunte sobre su enfoque de comunicación, cómo manejan los desafíos de la comunicación y cómo se aseguran de mantener informados a todos los involucrados durante todo el proceso.
Pregunta 3: ¿Es importante contratar Event Planners con conocimiento del mercado local?
Respuesta: Sí, un Event Planner con conocimiento del mercado local puede ahorrarle tiempo, dinero y esfuerzo al utilizar su experiencia para planificar y ejecutar su evento de manera eficiente.
Pregunta 4: ¿Cómo puedo evaluar la flexibilidad de un Event Planner?
Respuesta: Pregunte sobre situaciones pasadas en las que hayan tenido que enfrentar cambios de último minuto y cómo los han manejado.
Pregunta 5: ¿Qué debo hacer para asegurarme de que un Event Planner ofrezca un enfoque personalizado?
Respuesta: Pregúnteles cómo personalizan sus servicios para satisfacer las necesidades individuales de los clientes y cómo se aseguran de que la visión del cliente se refleje en el evento final.
Pregunta 6: ¿Cuál es la importancia de contratar Event Planners con habilidades de resolución de problemas?
Respuesta: Los Event Planners con habilidades de resolución de problemas pueden abordar rápidamente los desafíos inesperados y mantener el evento en marcha sin problemas.
Pregunta 7: ¿Cuál es el peligro de contratar una Planner revendedora?
Respuesta: Los Event Planners revendedores comisionados de servicios, es decir, los que hacen todo lo posible para que incorpores mas y mas proveedores a tu evento con tal de llevarse abultadas comisiones, harán que al final tu evento parezca un circo lleno de atracciones exageradas y la mezcla de todo te dará como resultado la mismísima nada u altísimo precio.
Pregunta 8: ¿Cuál es el precio de Event Planners en Argentina?
Respuesta: Los precios de Event Planners en Argentina varían muchísimo según su trayectoria y talento además de las características del cada evento, pero para saber cuanto cobra un Event Planner en Argentina aproximadamente, podemos hablar de entre u$d200 a u$d500 por sus servicios.
Conclusión
En resumen, el problema de contratar Event Planners puede resultar en dolores de cabeza y afectar el éxito de su evento. Sin embargo, al comprender los desafíos comunes asociados con la contratación de profesionales en eventos y al tomar medidas para evitar estos problemas, puede maximizar la eficacia de su evento y lograr resultados sobresalientes. Recuerde investigar la experiencia del Event Planner, evaluar sus habilidades de comunicación, considerar su conocimiento del mercado local, buscar flexibilidad, fiabilidad y adaptabilidad, y asegurarse de que ofrezcan un enfoque personalizado. Al abordar estos problemas desde el principio, puede asegurarse de que su evento sea un éxito.