Event Planners: Cuando Organizar No Es el Verdadero Negocio
El mundo de la organización de eventos ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años. Las redes sociales nos muestran constantemente bodas de ensueño, celebraciones corporativas impecables y fiestas que parecen sacadas de una revista. Detrás de muchos de estos eventos hay una figura que ha ganado protagonismo: el Event Planner o Wedding Plannerr.
Sin embargo, como en cualquier industria en auge, no todos los profesionales son iguales. Mientras que existen organizadores excepcionales que realmente agregan valor y facilitan la vida de sus clientes, también hay quienes han encontrado en esta profesión una oportunidad de negocio que va más allá de la simple organización.
Las Señales de Alerta que Debes Conocer
La Imposición de Proveedores: ¿Conveniencia o Conveniencia?
Una de las primeras banderas rojas que debes identificar es cuando tu planner insiste en que utilices únicamente sus proveedores, sin darte opciones o rechazando categóricamente tus sugerencias. Un profesional ético siempre debería:
- Presentarte múltiples opciones
- Explicar las ventajas y desventajas de cada proveedor
- Respetar tu presupuesto y preferencias
- Ser transparente sobre su relación con los proveedores
Si tu planner se molesta cuando sugieres un fotógrafo que encontraste o insiste en que «solo confía en sus proveedores», es momento de hacer preguntas incómodas.
El Control Total de las Contrataciones: ¿Quién Maneja Tu Dinero?
Muchos planners insisten en ser ellos quienes contraten directamente a todos los proveedores. Sus argumentos suelen ser:
- «Es más fácil para ti»
- «Tengo mejores precios»
- «Manejo mejor la logística»
Pero la pregunta real es: ¿por qué necesitan ser intermediarios en todas las transacciones?
Un planner profesional puede perfectamente coordinar proveedores que tú mismo contrates. Su valor agregado está en la organización, cronogramas, supervisión y resolución de problemas, no en ser el filtro obligatorio de todos los pagos.
El Verdadero Negocio detrás del Negocio
Más Allá de los Honorarios
Si un planner solo cobrara por sus servicios de organización, su modelo de negocio sería simple y transparente. Sin embargo, la realidad es más compleja. Muchos obtienen ingresos adicionales a través de:
Comisiones de proveedores: Algunos reciben un porcentaje (que puede ir del 10% al 30%) de cada servicio contratado. Esto significa que mientras más caro sea tu evento, más ganan ellos.
Markup en servicios: Algunos planners inflan los precios de los proveedores y se quedan con la diferencia.
Relaciones comerciales exclusivas: Algunos tienen acuerdos con proveedores específicos que los benefician económicamente.
Esto no es inherentemente malo, pero la transparencia es fundamental. Un cliente tiene derecho a saber si su planner recibe comisiones y cómo esto podría influir en las recomendaciones.
La Profesionalización Express de una Industria
El Fenómeno de los «Ex-Todo»
Has notado que cada vez hay más planners que antes eran floristas, ambientadores, coordinadores de eventos, DJ’s o incluso vendedores de salones? Este fenómeno no es casual.
La organización de eventos se ha vuelto una profesión aspiracional, y muchos profesionales de servicios relacionados han visto una oportunidad de:
- Expandir su modelo de negocio
- Acceder a comisiones de múltiples proveedores
- Posicionarse como la «solución integral»
Los Cursos Express: ¿Formación Real o Marketing?
La proliferación de cursos de «Certified Wedding Planner» de fin de semana plantea interrogantes serias:
- ¿Se puede aprender en 16 horas lo que requiere años de experiencia?
- ¿Estos cursos enseñan realmente organización o estrategias de ventas?
- ¿Un certificado de curso online equivale a experiencia práctica?
La organización de eventos requiere habilidades complejas: gestión de crisis, negociación, logística, manejo de presupuestos, conocimiento de regulaciones, y sobre todo, experiencia real enfrentando imprevistos.
Cómo Elegir un Planner Realmente Profesional
Preguntas que Debes Hacer
- ¿Cuál es exactamente tu estructura de honorarios?
- ¿Recibes comisiones de los proveedores que recomiendas?
- ¿Puedo contratar directamente a los proveedores que elija?
- ¿Qué experiencia específica tienes organizando eventos similares al mío?
- ¿Puedes mostrarme referencias verificables de clientes anteriores?
Señales de un Profesional Confiable
- Transparencia total en honorarios y comisiones
- Flexibilidad para trabajar con los proveedores que elijas
- Experiencia comprobable en eventos similares
- Referencias verificables y portfolio real
- Contratos claros que especifican exactamente qué servicios incluyen
- Comunicación abierta sobre presupuestos y alternativas
La Reflexión Final
No todos los event planners son iguales, y esa es precisamente la clave. Los mejores profesionales del sector han construido su reputación sobre la base de la confianza, transparencia y resultados excepcionales. Son quienes realmente facilitan tu vida y agregan valor real a tu evento.
Sin embargo, como consumidor informado, debes estar consciente de que algunos han convertido la «planificación» en una excusa para crear un modelo de negocio basado en comisiones y control de proveedores.
La próxima vez que contrates un planner, recuerda: su trabajo principal debería ser hacer que tu evento sea memorable por las razones correctas, no hacer que su cuenta bancaria sea memorable por las tuyas.
El mejor planner es quien trabaja para ti, no para él.
Preguntas Frecuentes
¿Es normal que un event planner reciba comisiones de los proveedores?
Sí, es una práctica común en la industria, pero lo importante es la transparencia. Un planner ético debe informarte claramente si recibe comisiones y cómo esto podría influir en sus recomendaciones. El problema surge cuando ocultan esta información o cuando las comisiones comprometen su objetividad al recomendarte proveedores.
¿Debo permitir que mi planner contrate directamente a todos los proveedores?
No necesariamente. Un planner profesional puede coordinar perfectamente proveedores que tú mismo contrates. Si insiste en ser el intermediario de todas las transacciones sin una razón logística clara, es una señal de alerta. Lo ideal es que tengas control directo sobre los contratos y pagos, mientras el planner se encarga de la coordinación y supervisión.
¿Cómo sé si un planner tiene experiencia real o solo hizo un curso express?
Solicita su portfolio con eventos reales y verificables, pide referencias de clientes anteriores que puedas contactar, pregunta sobre situaciones de crisis específicas que haya manejado, y verifica cuántos años lleva en la industria. Un curso puede dar herramientas, pero la experiencia práctica enfrentando imprevistos reales es insustituible.
¿Cuánto debería cobrar un event planner por sus servicios?
Los honorarios varían según la complejidad del evento, experiencia del planner y región, pero generalmente van del 5% al 15% del presupuesto total del evento (por lo cual cuanto mas te hagan gastar, mejor para ellos), o una tarifa fija. Lo crucial es que los honorarios estén claramente especificados en el contrato y que entiendas exactamente qué servicios incluyen. Desconfía de honorarios excesivamente bajos, podrían compensarse con comisiones ocultas.
¿Puedo trabajar con algunos proveedores propios y otros recomendados por el planner?
Absolutamente sí. Un planner profesional y flexible debe poder trabajar con la combinación que tú elijas. Si tu planner se niega rotundamente o te presiona para usar solo sus proveedores alegando que «no puede trabajar así», probablemente sus ingresos dependen más de las comisiones que de sus honorarios profesionales.
¿Tienes experiencias con planners que confirmen o contradigan estos puntos? La industria solo mejorará cuando los clientes estén bien informados y exijan profesionalismo real.
– Equipo Dj Express –
